《守则》是正式的行政纲领，订明政府向市民提供资料的规则，而政府公开资料的目的，是让市民充分认识政府及其提供的服务，以及对个人和整个社会均有影响的政策和决定的依据。《守则》最初于一九九五年三月以试验计划的形式推行，继而逐步推展，至一九九六年十二月适用于整个政府和部分公营机构。
《守则》界定部门按惯例或应要求提供的资料的范畴，并订明提供所索取资料的程序及时限。《守则》授权和规定部门应申请人的要求提供资料，但如有特别理由则除外。这些理由载列于《守则》第2部。在拒绝任何索取资料的要求时，通常应提述这些理由。
《守则》适用于所有政府决策局和部门；除此以外，亦适用于香港金融管理局、廉政公署、司法机构政务长辖下所有法院与审裁处的登记处及行政办事处。所有有关的公营机构载于《守则》的附件A。
一般原则是任何人，无论是否香港居民，都可根据《守则》提出索取资料的要求。如要求索取的资料是有关某人或相关人士的纪录，或是由申请人以前向有关部门提供，提出要求者可能须提供其身分证明文件，以确保有关资料不会不恰当地向第三者披露。
申请人可根据《守则》要求索取任何有关部门的政策、服务、决定及职责范围以内的其他事宜的资料。然而，应予留意的是，《守则》不会强制部门提供其没拥有的资料、编制从来没有存在的纪录、应要求提供已公布的资料(不论是免费或付费后才提供)，或提供可透过收费服务获得的资料。请参考具体说明可拒绝披露的16类资料的豁免条文。
各部门网站的「公开资料」栏目下刊载的披露记录，简述根据《守则》索取及发放的资料的性质，可供参考。
部门如根据《守则》第2部的豁免条文，有合理理由不披露所索取的资料，可决定拒绝申请人的要求。有关的豁免条文涵盖16类资料，所涉范畴包括–
- 防务及保安；
- 对外事务；
- 国籍、出入境及领事事宜；
- 执法、法律诉讼程序及公众安全；
- 对环境的损害；
- 经济的管理；
- 公务的管理和执行；
- 内部讨论及意见；
- 公务人员的聘任及公职人员的委任；
- 不当地获得利益或好处；
- 研究、统计和分析；
- 第三者资料；
- 个人私隐；
- 商务；
- 过早要求索取资料；
- 法定限制。
有关豁免条文的进一步资料，请参阅《守则》和其诠释和应用指引。
如部门决定不披露所索取的全部资料或部分资料，会通知申请人拒绝要求的理由，并引述《守则》第2部的所有相关段落作为拒绝要求的依据，并作适当的阐述。
是。成功索取资料的申请人通常须缴付复制所需文件等的费用；若订有收费标准，即按当时标准收费。
不论所需文件是由申请人亲自或由其代表领取，或以邮寄、本地传真或以任何其他方式寄发，申请人必须缴交标准收费。申请人会预先获通知需为所索取的文件复制本缴付的款项，而有关资料会在所需的费用缴清后才发放。
《守则》不会强制部门提供其没拥有的资料或编制从来没有存在的纪录。根据《守则》第1.13段，资料会尽量以原本的形式提供。如索取的资料是单语文件或以特定格式载录，根据《守则》，部门无须改以其他形式提供。
部门应尽量于接获要求后的10日内就索取资料的要求作出回应。如处理时间需要延长，部门会发出初步回覆。在特殊情况下，如需超过21日的处理时间，应向申请人解释有关情况。部门如有必要延长回应的时限，应尽量缩短延迟回应的时间，处理索取资料要求的整体时间通常不得超过51日。
任何人如认为某部门未有遵行《守则》的规定，可要求该部门覆检有关情况。任何覆检要求会由所属职级至少较原先作出裁决的人员高一级的首长级人员审理。
另外，无论部门是否已就有关个案进行覆检，申请人亦可向申诉专员投诉。