個案彙編
沒有相關資料
個案1（《守則》第1.14段）
一名市民要求索取某區暫用淡水沖厠的用水數據。
就有關要求，部門沒有現存檔案／數據。要製作這些檔案，須耗用大量資源（包括承辦商從電腦系統提取有關檔案／數據所需的額外開支，以及內部人手處理有關工作的費用），部門因而沒有應允要求。申請人向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為，《守則》第1.14段不強制部門獲取其沒有擁有的資料。此外，要提供所要求的檔案／數據，必須由其他較緊急的工作調撥大量資源。申訴專員認為部門是根據《守則》行事，並無行政失當。
個案2（《守則》第1.16至1.18及2.10段）
一名市民要求部門X提供兩份由部門Y提供，有關申請人就其丁屋申請差餉豁免的文件副本。部門X建議申請人直接與部門Y聯絡，並將一份根據《守則》索取資料的申請表寄給他。
申請人遂將申請表寄交部門Y 。在差不多兩個月後，部門Y以資料如披露會妨礙政府內部的坦率討論為由（《守則》第2.10(b)段），拒絶要求。申請人向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為部門Y拒絶要求的理由充分，與《守則》第2部所列的理由相符。不過，部門用了過長的時間處理要求。再者，部門X理應負責統籌給予申請人的回覆。
個案3（《守則》第2.6段）
一名市民要求索取其涉及交通意外的車輛的檢驗報告副本。
有關的交通意外個案已進入司法程序，因此，部門基於《守則》第2.6(a)段所載的理由，即資料如披露會令司法（包括進行審訊和執行或施行法律的工作）受到傷害或損害，拒絶要求。
申請人向申訴專員作出投訴。
申訴專員接受部門拒絶提供檢驗報告的解釋。
個案4（《守則》第2.10段）
一名市民要求索取一個包括非官方人員的諮詢委員會（下稱“委員會”）的會議記錄。
部門認為會議記錄如披露，會妨礙委員會成員在會議上的坦率討論，因此基於《守則》第2.10(b)段所載的理由（內部討論及意見），拒絶要求。部門亦曾徵詢委員會成員的意見，成員都表示不願意公開記下他們討論內容的會議記錄。
申請人向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為部門的解釋合理，並接受其解釋。部門並沒有違反《守則》的規定。
個案5（《守則》第2.14段）
申請人要求索取一個法定組織（第三者）的會議記錄；在有關的會議上，該法定組織議決在批核規劃項目時附加條件。部門拒絶要求，並告知申請人其要求的資料被有關法定組織列為機密，因此不可披露。申請人向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為，根據《守則》的指引第1.20.6及1.23.6段的精神，部門理應向有關法定組織查明是否仍有意將該份幾年前的會議記錄保密。此外，申請人的要求關乎其為反對一個發展項目而作出的申述，此事極具爭議性，且引起社會廣泛關注。雖然所涉的公眾利益不足以令會議記錄自動解封，但亦絶不容忽視。因此，就會議記錄須予繼續保密這點，並非如此“明確而充分”，不至於可未經諮詢有關法定組織便拒絕申請人的要求。
個案6（《守則》第2.15段）
一個鄉事委員會的候任主席要求部門提供有關鄉事委員會過往提交部門的財務報表副本。
部門同意提供過往的財務報表，但表示由於報表附有前主席A先生及前秘書B先生的姓名和職銜，而這些屬A先生及B先生的個人資料，因此，在提交有關財務報表予鄉事委員會前，要把該等資料刪除。候任主席認為，A先生及B先生是代表鄉事委員會將報表提交予部門，因此有關資料不應刪除。他對部門刪除有關資料表示不滿，並向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為：
- 雖然A先生及B先生的姓名和職銜屬個人資料，但部門所擁有的財務報表是來自鄉事委員會。因此，部門將財務報表的副本交予鄉事委員會，不存在洩露財務報表所附個人資料（包括A先生及B先生的姓名及職銜）的問題。
- A先生及B先生為鄉事委員會的前任主席和秘書，由於該兩職位同屬公職，有關他們的姓名及職銜等資料實際上已在公眾領域內。
- 要鄉事委員會每年向部門提交附有主席及秘書姓名及職銜的財務報表，目的是確保鄉事委員會在運用公帑方面向部門負責。申請人身為候任主席，從部門取得過往完整財務報表的副本，會對鄉事委員會過去幾年的財政狀況有更多的了解，可視為與其職務相關。換言之，候任主席提出索取附有前任職員姓名及職銜的財務報表的要求實際上符合《個人資料（私隱）條例》中保障資料第3原則及《守則》第2.15(a)段所訂明的規定。
基於上述理由，申訴專員認為部門應將完整財務報表的副本交予鄉事委員會。部門其後將整份記錄交予鄉事委員會。
個案7（《守則》第2.15段）
一名市民就幾名政府人員的態度作出投訴；這些人員有份處理涉及申請人的一宗爭議個案。有關投訴獲解決，而申請人其後要求部門提供有關政府人員的姓名或員工編號。
由於部門認為披露所要求的資料須取得有關政府人員的同意，因此基於《守則》第2.15段所載的理由拒絶要求。申請人向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為，根據《守則》第2.15(a)段的規定，部門應向申請人披露有關政府人員的姓名或員工編號，因為披露這些資料符合蒐集資料的目的。部門其後向申請人提供其要求的資料。
個案8（內部文件）
一名市民要求索取2008至2011年期間有關到其家作家訪的記錄。
部門以所要求的資料屬部門的內部電腦檔案，且資料涉及其他人的個人資料為由，拒絶要求。申請人向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為部門沒有按照《守則》的規定處理申請人的索取資料要求，原因是：
- 所要求的資料為部門的內部電腦檔案並非《守則》第2部所列的原因之一；以及
- 如有關家訪的記錄涉及其他人的個人資料，則部門應考慮以其他方法，例如塗去其他人的個人資料，向申請人提供有關記錄。
有關資料其後在塗去其他人的個人資料後提供予申請人。
個案9（提出要求的目的）
一名市民要求索取部門所保存可證明他與其家人為一間寮屋的登記居民的文件，以確認其佔用土地的權利。
部門因有關記錄是作規劃用途而拒絶要求。有關的寮屋登記號碼或居民登記不會賦予或承認任何人佔用土地的權利。由於部門拒絶提供所要求的資料，申請人遂向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為所要求的記錄確實不能證明申請人有權佔用寮屋。不過，就《守則》而言，部門無須亦不宜考慮提出要求的目的。因此，部門以申請人索取的資料不能達到其目的為由拒絶要求並不恰當。申訴專員建議，部門理應簡單直接地向申請人確認其姓名載於寮屋居民登記名單內，並加入有關資料不能證明其有權佔用土地的附加說明。
個案10 (《守則》第2.10段)
一名市民要求部門披露其就一項規劃申請向一法定組織提出的意見。部門向申請人提供其意見的要點。其後，申請人再次要求部門提供其給予該法定組織的意見的具體字眼，部門於是向申請人提供有關意見的摘要。
部門基於《守則》第2.10(b)段所載有關內部討論及意見的理由，拒絶應申請人的要求提供有關資料的“具體字眼”。部門認為，披露其所有意見的具體字眼，會妨礙政府內部在審議有關規劃申請和日後審議規劃申請時的坦率討論。雖然如此，部門根據《守則》第1.13段(即提供有關紀錄或其部分的摘要)，向申請人提供其意見的摘要。申請人因不滿部門沒有提供其向法定組織提出的意見的具體字眼而向申訴專員作出投訴。
申訴專員注意到，部門引用《守則》第2.10(b)段，認為披露有關資料會妨礙政府內部的坦率討論，因為在審議過程中，部門或會因應申請人提供的新資料或公眾意見，不斷修訂其對有關規劃申請的意見，因此，若要求部門披露在過程中所提供的階段性意見，則會影響部門日後處理同類規劃申請的內部坦率討論。不過，該部門已根據《守則》第1.13段的要求，提供有關意見的節錄。
申訴專員接納部門的解釋。事實上，法定組織考慮規劃申請時，亦無要求參閱部門提交的所有意見的整份完文。部門認為披露在審議過程中的階段性意見，會影響日後處理同類申請的內部坦率討論，申訴專員認為可以理解。
個案11 (《守則》第2.15段)
一名市民要求索取在指明期間由政府職員管理有關其已故兄長獲得財政津貼的財務明細清單及其他相關文件複本；及政府職員用作管理其已故兄長獲得的財政津貼的銀行賬戶包括賬號的資料。
申請人向申訴專員作出投訴，理由是雖然申請人已經向部門提供了其已故兄長的死亡證及由另一部門根據《遺囑認證及遺產管理條例》(香港法例第10章)發出的確認通知書等文件，但部門卻以私隱為由拒絕向申請人提供有關資料。申請人認為部門不合理地拒絕他的要求。
申訴專員認為本案的關鍵問題是:
- 申請人是否已向部門提供足以證明他是根據《守則》第2.15段所述其已故兄長的「合適人士」之文件；
- 部門是否已拒絕向申請人提供所要求的資料。
就問題(1)，雖然申請人第二次向部門職員提出索取資料要求時，提供了「確認通知書」的副本，但「確認通知書」實沒有明文顯示他與其已故兄長的關係。即使申訴專員亦須向簽發「確認通知書」的部門查詢後，才得悉該部門已根據申請人所呈交的某兩份宣誓文件確認申請人與其已故兄長的關係。換句話說，雖然申請人確是可查閱其已故兄長資料的「合適人士」，但單憑「確認通知書」，實不足以證明申請人與其已故兄長的關係。
就問題(2)，部門職員在先後兩次與申請人的會面中，根本未有拒絕向他提供所需的資料。部門職員向申請人指出政府職員甲才是管理其已故兄長賬戶的職員，以及建議他將其不算簡單的索取資料要求以書面提出，處理手法並非不合理。基於上文的分析，申訴專員認為，這宗投訴不成立。
個案12 (提供文件的摘要)
一名市民要求索取有關政府土地短期租約的政策指引。
部門以摘要的形式提供了有關指引的資料，故並不認為拒絶了申請人的要求。申請人認為部門拒絶向他提供有關部門指引，因此向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為，部門沒有提出《守則》第2部訂明的其中一個理由便拒絶應申請人的要求提供政策指引全文，做法並不恰當。
個案13 (不滿部門的回應)
一名市民要求索取有關控煙策略檢討工作，特別是擴大禁止吸煙區範圍方面的詳細資料。
在接獲部門的回覆並認為其回應迴避他就控煙策略檢討工作的提問，申請人向申訴專員投訴有關部門違反《守則》。
申訴專員仔細審研過申請人與兩個部門的來往函件，認為該兩個部門有回應申請人的提問，沒有違反《守則》，只是申請人對其回覆持不同意見。
總括而言，申訴專員認為，沒有證據顯示該兩個部門於處理申請人的查詢時有行政失當之處。申訴專員重申，申請人不同意部門的回覆或看法，並不表示部門沒有回覆。
個案14 (《守則》第2.14段)
一名市民要求索取一間管理公司向部門提交的調查報告的副本。
部門接獲要求後與管理公司聯絡，對方不同意部門向申請人披露調查報告。
有關要求基於《守則》第2.14段所載有關第三者資料的理由而遭拒絶。申請人其後因其索取調查報告的要求不獲接納而向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為，由於管理公司提交予部門的資料屬第三者資料，一如《守則》第2.14段所載，部門未經第三者同意，不得披露有關資料。
個案15 (《守則》第1.14段)
一名市民要求部門人員在其遞交的文件上簽署，作為認收通知。申請人聲稱文件與她之前向部門舉報的個案有關。該名人員拒絶在文件上簽署，並建議可作出一個書面記錄有關的認收。申請人質疑部門可有任何意指“部門不會在市民提交的信件上簽署或蓋印”的指引。該名人員解釋稱，部門並沒有這方面的指引。
申請人其後向申訴專員作出投訴，指部門拒絶其要求，故未有遵照《守則》行事。
申訴專員認為，部門並沒有就其人員會否在市民提交的信件上簽署或蓋印訂定任何指令或指引，因此部門並沒有違反《守則》。
個案16 (《守則》第2.9段)
一名市民要求索取部門查核參加招聘考試考生身分證明的內部指引。
部門拒絶提供所要求的部分資料。部門訂有《工作人員簡介》，詳述招聘考試如何運作和進行。該簡介並就如何查核考生的身分證明為審核組提供指引。披露整份《工作人員簡介》會如《守則》第2.9(c)段所載，令部門妥善而有效率的運作受到傷害或損害。因此，部門參照《守則》第1.13段，向申請人提供《工作人員簡介》中有關審核組指引部分的抄本。申請人其後向申訴專員作出投訴，指部門沒有遵照《守則》行事。
申訴專員經查訊後，信納部門的解釋，即根據《守則》第2.9(c)段，有合理理由只提供所要求的部分資料。不過，申訴專員建議部門應按《守則》指引第2.1.2段所載，知會申請人只提供部分資料的理由，以及尋求覆檢／上訴的途徑。
個案17 (《守則》第2.15段)
一名市民要求索取由第三者提出的旅館牌照申請的詳細資料。
有關申請以口頭提出，基於《守則》第2.15段所載有關個人私隱的理由遭拒絶。
申請人向申訴專員作出投訴，指部門拒絶提供由第三者提出的牌照申請的詳細資料。
申訴專員認為，要求索取的資料涉及牌照申請人的私隱。部門拒絶披露有關資料符合《守則》第2.15段所載有關個人私隱的規定。
個案18 (《守則》第2.15段)
一名市民要求索取其所投訴表現欠佳的三名人員的姓名。
部門基於個人私隱的理由拒絶要求。申請人因此向申訴專員作出投訴，指部門沒有按照《守則》的規定提供其要求的資料。
申訴專員認為，部門沒有妥善處理索取資料的要求。部門在給予申請人的回覆中，以“個人私隱”作為拒絶申請人要求的理由，但未有引述《守則》中相關段落的編號，亦沒有知會申請人覆檢和投訴途徑。更重要的是，所提出的理由不適用於申請人的個案，因為根據政府的政策，在執行職務時與市民有接觸的所有人員均應表露其身分，說出自己的姓名和所屬的決策局／部門。在事發時間執行職務的三名人員應按要求表露他們的身分。部門沒有理由拒絶透露他們的姓名。
申訴專員並認為，部門應可較早時間處理申請人的要求。雖然部門在51曆日內處理要求，但申訴專員認為，部門應盡快處理索取資料的要求。《守則》第1.18段所訂明的51曆日，是在特別情況下處理個案的時間上限。
個案19 (《守則》第1.16至1.18段)
一所代表在政府場地意外受傷的一名市民(下稱“申請人”)行事的律師行，要求部門提供有關申請人意外事件的調查報告及／或任何可以得到的資料，包括但不限於閉路電視錄影帶，以申索人身傷害賠償。
部門就索取資料要求多番徵詢法律意見，其間先後三次向律師行發出初步回覆。部門在數個月後向律師行作出具體答覆，包括提供有關事件的意外報告和閉路電視錄影帶。
申請人向申訴專員作出投訴，指稱部門延遲提供所要求的資料可能有礙申請人的賠償申索。
申訴專員認為，由於事件涉及賠償責任，該部門須多番徵詢法律意見，需較長時間處理，可以理解。
不過，根據《守則》第1.16至1.18段規定，該部門若在預定時間內仍未能回應申請人的代表律師行，應向他們解釋有關情況。該部門沒有這樣做，不符《守則》的規定。
個案20 (《守則》第2.14段)
一名市民透過工會組織，要求索取某些變壓分站的石棉調查報告，包括石棉化驗所化驗結果(下稱“有關資料”)；有關資料是由一間公用事業公司提交予部門，以符合《空氣污染管制條例》(下稱“條例”)下有關石棉管制的規定。
有關資料由該公用事業公司擁有，基於資料保密的前題下提交予部門，以符合有關條例的規定。有關報告的封面更載有聲明，列明未經該公用事業公司事先同意，報告不得向他人披露。
部門基於《守則》第2.14(a)段所載的理由，即資料是由第三者提供，並從第三者明確知道不會進一步披露，拒絶披露有關資料。部門於是建議申請人直接向該公用事業公司索取有關資料。申請人向申訴專員作出投訴。
申訴專員評論，部門應先詢問有關公用事業公司是否同意向申請人披露其索取的資料。即使該公司最終拒絕披露，部門亦須衡量應否基於公眾利益的考量向申請人提供該等資料，部門當時未有完全符合《守則》的要求。
按照申訴專員的建議，有關部門就這宗個案是否涉及公眾利益以致有合理理由披露第三者的資料徵詢法律意見。該部門在充分考慮法律意見後，認定此個案就披露資料所涉及的公眾利益並非大於違反保密協議所造成的損害。部門最終維持不披露資料的決定，並通知申訴專員。
個案21 (已向申請人提供所有可以得到的資料)
一名市民要求索取在1983年所擬備有關山邊殮葬政策的規劃文件、諮詢文件及政府憲報；有關文件涉及申請人居住的鄉村和毗鄰鄉村傳統上共用的墓地。
部門已將尚存的所有相關紀錄交予申請人，並向其闡述劃分墓地的歷史。
申請人向申訴專員作出投訴，原因是他認為部門拒絶提供紀錄，而有關紀錄可能闡釋1983年當年為何如此分配墓地。
申訴專員認為，部門已向申請人提供所有現存和相關的政府文件、會議紀錄及地圖。申訴專員的結論是，部門已遵照《守則》行事。
個案22 (《守則》第2.15和2.18段)
一名市民要求以其已故父親的姓名進行查冊，該名已故父親並沒有香港身分證。為取得在申請人已故父親名下註冊的物業資料，代表申請人行事的律師行在2011年12月及2014年7月先後兩次透過查閱業主名下物業資料服務申請查冊。
透過查閱業主名下物業資料服務，申請人可以適當身分查閱已故人士名下註冊的物業資料。提供查閱業主名下物業資料服務的一些先決條件，是申請人出示該已故人士的香港身分證或其他身分證明文件及死亡證，以及證明申請人身分的文件。
在2011年及2014年分別提出的兩次申請都因未能出示已故人士的身分證明文件而被拒絶。
《守則》第2.1、2.15及2.18段訂明，資料如披露會侵犯某人的私隱或牴觸任何法律，部門可拒絶披露，或拒絶證實或否認是否有所要求的資料。
申請人向申訴專員作出投訴，指部門拒絶其所提出以其已故父親的姓名進行查冊的申請。
申訴專員認為，律師所提供的資料未夠確切，不足以明確地查找出申請人已故父親擁有的物業(如有的話)。如部門僅以已故人士的中文姓名或英文姓名查閱業主名下物業資料，所得的結果可能包括一些同名同姓的其他人的物業資料。在未能提供已故人士任何身分證明文件的情況下，沒有有效的方法剔除無關的物業資料和排除侵犯與已故人士同名同姓的其他人的私隱的可能性，以致觸犯《個人資料(私隱)條例》(下稱“《私隱條例》”)第20(1)(b)條。因此，部門不能接納律師的查冊要求。
很明顯，容許公眾查閱部門紀錄的法定目的，是就查冊人明確指明的物業提供合法業權擁有人的資料。部門的紀錄從來都不是用以隨意向公眾提供某個別人士名下的物業資料。部門的查冊服務設有限制，業主本身可以其姓名及身分證明文件號碼查閱部門紀錄，以確定其擁有的物業；如業主已身故，其法律代表可以已故業主的姓名及身分證明文件號碼進行查冊。
可惜律師未能提供已故人士的任何身分證明文件。申訴專員接納部門的解釋，認同未經確定已故人士的身分便披露查閱業主名下物業的結果，無論機會如何低，都有可能侵犯其他人的私隱，因而觸犯《私隱條例》。
《守則》第2.18(a)段訂明，資料如披露會牴觸任何適用於香港的法律，部門可拒絶予以披露。《守則》的《詮釋和應用指引》(下稱“《指引》”)第2.18.1段亦訂明，任何限制或禁止披露資料的法例凌駕《守則》之上。部門基於上述理由拒絶律師查冊要求的做法符合《守則》及《指引》的要求。
個案23 (《守則》第1.14段)
一名市民透過其法律代表，要求部門就其擬向某公司提出的賠償申索提供資料。部門應要求向申請人的法律代表提供所有已取得文件的副本。
部門在接獲索取資料要求前，曾轉介申請人到獨立法定機構進行身體檢查。
申請人向申訴專員作出投訴，指部門提供的文件沒有包括獨立法定機構為其進行身體檢查的醫療報告及文件。
申訴專員認為，部門既然沒有備存申請人身體檢查的醫療報告及文件，自然無法向申請人提供該等資料。因此，部門並沒有違反《守則》。此外，部門已將其擁有與申請人索償申請有關的資料交予申請人的法律代表。申訴專員相信申請人的不滿是出於誤會。
個案24 (《守則》第1.14段)
一名市民要求部門提供一個多層停車場的交通研究報告。部門回覆沒有該“交通研究”報告。六個月後，該名市民再度去信部門，引述區議會會議紀錄中提及“交通評估”的部分。部門於是解釋只曾進行“交通評估”，主要透過實地視察及參考在定期監察工作中蒐集所得的交通調查數據，評估區內停車位的供應是否足夠；這並非“交通研究”。在其後舉行的公眾諮詢論壇上，部門再次告知申請人沒擁有“交通研究”報告，只進行了“交通評估”。
申請人因部門沒有提供“交通研究”報告的副本，且在處理其要求時有所延誤而向申訴專員作出投訴。
由於部門回覆原先要求的信件用了錯誤的傳真號碼發送，令信件無法送達申請人，申訴專員認為，部門未有適時回應索取資料要求。部門其後在進行內部調查時才發現有關失誤。
部門亦未有妥善處理索取資料要求。部門進行的“交通評估”明顯與建議的停車場計劃和就此進行的“研究”有關。部門應主動向申請人澄清其要求索取的是哪些關於“交通研究”的資料。
個案25 (《守則》第2.14段)
一名市民要求索取租用某政府宿舍單位的租約，外判管理公司及政府處理有關申請人提出的噪音滋擾投訴個案的所有資料及紀錄，以及部門給予被指引致滋擾者的文件。
索取資料要求基於《守則》第2.14(a)所載有關第三者資料的理由而遭部分拒絶。第三者(即外判物業管理公司及被指引致滋擾者)不同意部門披露有關資料。
申請人不滿部門不接納其索取外判物業管理公司(下稱“管理公司”)就其提出的噪音滋擾投訴擬備的調查報告全文的要求，向申訴專員作出投訴。
申訴專員最初認為，就《守則》而言，個案中的管理公司(及其員工)及被指引致滋擾者可合理地被視為第三者。申訴專員得悉，管理公司及上述住戶均不同意向申請人披露資料。就申請人的個案而言，申訴專員亦不認為有基於凌駕性公眾利益而必須公開資料的理由。為此，申訴專員認為，部門引用《守則》第2.14段以拒絶披露管理公司的報告及內部一些載有第三者資料的紀錄及檔案紀要，做法合理。
此外，申訴專員亦認為，從申請人所要求索取報告的性質來看，可以預見報告所載的資料關乎被指引致滋擾者的私隱。因此，《守則》第2.15段所載有關個人私隱的理由也可以是拒絶披露資料的原因。
鑑於個案的複雜性和所涉的行動(例如須處理大量資料以及徵詢法律意見需時)，申訴專員認為部門需要額外時間回覆申請人可以理解。
申請人重新向申訴專員作出申述，表示不同意其決定。申請人不同意根據《守則》，管理公司擁有並提交予部門的資料屬第三者資料。
申訴專員覆檢個案時注意到，部門與管理公司簽訂的相關合約明文規定，政府並無責任就合約為承辦商保密。為此，以所要求的資料是由管理公司提供，並以管理公司知道不會進一步披露為由而拒絶披露有關資料，理據並不充分。此外，其法律意見認同，就此個案而言，有關管理公司為部門的代理人，代其執行某些職能，在此情況下，管理公司不應單純地被視為“第三者”。
經考慮申訴專員的最新覆檢結果和進一步的法律意見，部門接納管理公司就此個案向其提交的資料，不應基於《守則》第2.14段所載有關第三者資料的理由而拒絶提供。因此，部門在塗去被投訴租戶的個人資料和其向管理公司提供的其他資料以及其他不相干人士的有關資料後，向申請人披露管理公司所提供有關申請人提出的噪音滋擾投訴的調查資料。
個案26 (《守則》第1.16至1.18段)
一名市民透過向另一政府部門提出的書面申請，要求部門提供有關處理案件證物的內部指引。四個月後，部門給予申請人最終回覆，提供所要求的資料。
申請人因部門未有就其索取資料要求作出回覆而向申訴專員投訴。
申訴專員認為，部門未有按《守則》第1.16至1.18段所載，在作出回應的預定時間內向申請人提供其要求的資料。部門應在《守則》規定的時限內處理索取資料要求。
個案27 (《守則》第1.16至1.18段)
一名市民詢問部門在《學術及職業資歷評審條例》、《非本地高等及專業教育(規管)條例》、《非本地高等及專業教育(規管)規例》及《電影檢查條例》下調查罪行的權力的資料。部門已即日給申請人回覆。
申請人就同一問題作出跟進查詢，部門在13日後回覆申請人，請其參閱部門第一次的回覆。
申請人因部門未有在預定的10日時間內提供所要求的資料，且未有就其查詢給予滿意的答覆而向申訴專員作出投訴。
申訴專員認為，部門未有按《守則》第1.16至1.18段的要求，在作出回應的預定時間內向申請人提供所要求的資料，且部門應給申請人一個較詳盡的回覆。
個案28 (《守則》第1.2段)
一名市民要求索取有關法庭發現不妥善處理證物的案例。
有關機構回覆未能提供任何法律意見，並建議申請人在機構的網頁中搜尋所需資料。
申請人向申訴專員作出投訴，原因是他已表明自己身在獄中，無法使用互聯網，但對方仍建議他從機構的網頁中搜尋所需資料，他對此表示不滿。申請人並投訴，使用機構建議的方法無法在網上搜尋到所需資料。
申訴專員認為，就申請人的其中一項指稱，有關機構已解釋未能向申請人提供案例的原因，並就忽略了申請人在囚情況而未有向申請人作出較詳細的解釋致歉。申訴專員認為，該機構並無違反《守則》。至於申請人提出的另一指稱，申訴專員曾按該機構給申請人的覆函中所建議的方法，成功搜尋到有關資料。
個案29 (《守則》第2.14段)
一名市民要求索取部門與一間航空公司就一宗航空事故調查工作的全部往來函件的副本；該名市民在該次事故後被航空公司中止聘任。
所要求的資料載有第三者資料。部門在徵詢該第三者的意見時，對方表示寧可不披露所要求的資料。申請人的要求基於《守則》第2.14(a)段所載有關第三者資料的理由而遭拒絶。
申請人向申訴專員作出投訴，指部門不合理地拒絶其索取部門與航空公司之間往來函件的副本的要求，違反《守則》。
申訴專員認為，部門在處理申請人索取資料要求時徵詢航空公司意見的做法合理。航空公司在給予部門的回覆中表示，該公司寧可不披露資料，因為資料如披露會讓人識別到具體的航班和機組人員，有可能被視為違反《個人資料(私隱)條例》的規定，儘管如此，披露資料與否，交由部門決定。申訴專員認為，從航空公司的回覆來看，部門以《守則》第2.14段為依據拒絶披露資料，並不恰當，因為很明顯航空公司並沒有表示其提供的資料不會進一步披露。即使有此表示，航空公司沒有拒絶同意披露資料。申訴專員進一步認為，部門如就私隱方面的問題有疑慮，應徵詢法律意見。
此外，申訴專員認為，部門最先在2014年3月27日接獲以電郵提出的索取資料要求，其後在2014年4月4日要求申請人填寫申請表。部門在2014年4月28日接獲申請表，並於2014年5月13日正式拒絶要求。申訴專員認為，申請人提出要求的日期是2014年3月27日，而有關要求應於21日內完成處理。申訴專員的結論是，部門基於《守則》第2.14段拒絶披露資料並不恰當。部門如非有《守則》第2部訂明的其他充分理由拒絶作出披露，申訴專員促請部門披露所要求的資料。
經考慮申訴專員的意見後，部門得到法律意見，建議部門應要求航空公司澄清其對披露有關資料的立場。在部門再度諮詢時，航空公司最終明確表示反對披露資料。部門於是向申請人提供一份其與航空公司之間往來函件的修輯版本，將航空公司在函件中提供的個人資料全數遮蓋。申訴專員其後證實經已結案。
個案30 (《守則》第2.9段)
一名市民要求索取某部門服務中心A和服務中心B的工作指引。
部門基於《守則》第2.9(c)段所載的理由(公務的管理和執行)，拒絕要求，因為披露要求的資料可能導致市民濫用服務，使服務中心不能有效運作。
申請人向申訴專員投訴。
申訴專員認為，披露工作指引後，服務中心的妥善和有效運作的確有可能受到傷害或損害，部門拒絕申請人的要求並非無理。事實上，部門已向申請人提供服務中心的簡介資料。
不過，申訴專員認為雖然部門不能向申請人提供工作指引，但應解答申請人的其他查詢。
個案31 (《守則》第2.13段)
一名市民要求索閱一份有關土地發展的可行性研究報告。
當局基於《守則》第2.13(a)段所載的理由(即：如披露與不完整或未完成的分析、研究或統計有關的資料，可能會令人產生誤解，或剝奪有關部門或任何其他人士發布資料的優先權或商業利益)，拒絕要求。有關報告在市民索閱的時候仍未定稿，所載的資料可能並不完整，因此披露報告內容可能會令人產生誤解。該名市民其後向申訴專員投訴。
申訴專員在考慮這宗投訴後，同意可行性研究報告在申請人要求索閱時仍未定稿，部門應按照《守則》第2.13(a)段的規定拒絕披露。此外，申訴專員認為，即使部門在報告加上註腳，解釋報告所載資料並不完整，申請人在閱讀報告時仍會受不完整／未經確認的資料影響而對事情產生誤解。申訴專員又表示，雖然部門未能向申請人披露報告內容，但政府已進行諮詢，包括為區議會舉辦簡介會，向公眾講解研究的進度和初步結果。部門已盡量向市民提供政府持有的資料，讓他們更加了解政府服務，做法符合《守則》的精神。
個案32 (《守則》第2.16段)
一名市民要求索取某部門就馬灣一幅土地招標時收到的標書。
部門基於《守則》第2.16段所載的理由(商務)，拒絕要求。申請人認為部門拒絕提供他要求的資料，不合情理，於是向申訴專員投訴。
申訴專員認為，事涉標書載有兩間公司的財務資料、發展計劃、創意設計等資料。假如披露要求的資料，或會損害兩間公司的競爭力或財政狀況。此外，申訴專員不認為披露資料所帶來的公眾利益超過可能造成的傷害或損害。
不過，部門在處理要求時超越《守則》所定作出回應的時限。有鑑於此，申訴專員促請部門嚴格遵守《守則》的規定，依時回應索取資料的要求。