适用范围

政府部门

1. 本守则适用于附件A所载列的所有政府部门¹。
   ¹“部门”一词包括任何部门、局、队、服务、组、秘书处或其他政府机构。

法庭、审裁处及调查小组

1. 本守则不适用于法庭、审裁处或调查小组所持有的资料。就法庭、审裁处和调查小组所进行的聆讯而言，本守则对现时有关披露资料的法规并无影响。
2. 然而，本守则适用于司法机构政务长辖下所有法院与审裁处的登记处及行政办事处，以及其他审裁处及调查小组的秘书处和行政办事处所持有的其他资料(即上文第1.2段所述提以外的资料)。

提供资料

按惯例公布或供查阅的资料

1. 各部门每年均会公布：
   • 其组织结构的详情
   • 所提供服务的资料
   • 其服务表现承诺及履行各项承诺的情况
   此外，各部门亦会公布下述资料，或在适当地点提供这些资料以供查阅：
   • 按类别划分的部门纪录一览表
   • 已公布或以其他方式提供的资料一览表，不论是免费或付费后才提供
   • 查阅非按惯例公布的资料的程序及收费

1. 每当政府首次推出或更改某项公共服务时，负责的部门会公布足够的资料，说明新增服务的性质或服务有何改变，以及哪些人会受影响。

应要求提供的资料

1. 各部门亦会应要求就其政策、服务、决定及职责范围以内的其他事宜，提供额外资料。不过，若要求提供的资料属第2部所载列的范畴，则可予以拒绝。

法定义务及限制

1. 本守则对市民查阅资料的既有法定权利并无影响。同样，守则亦不会影响有关公开资料方面的既有法定限制，不论这些限制是法定禁令或任何根据普通法或适用于香港的国际协议所引起的义务。

程序

公开资料主任

1. 各部门会指派一名人员担任公开资料主任，负责促进和监督守则的执行。

索取资料的要求

1. 索取资料的要求可以口头或书面方式提出。
2. 如索取的资料可以即时和简单地回应、例如口头作答、提供单张或标准表格，则通常以口头方式提出便可。不过，在有需要或适当的情况下，公务员可要求市民以书面确认他们的口头要求。
3. 书面要求可以书函或附件C所载的申请表格提出，并应寄交有关部门的公开资料主任。

回应索取资料的要求

1. 当局会尽快回应索取资料的要求。
2. 倘若口头答覆或提供标准单张、表格等方式均不能完全满足要求(不论是以书面或口头提出)，则可透过下列方式提供资料：
   • 提供有关纪录或其部分的副本
   • 提供有关纪录或其部分的抄本
   • 给予合理机会查阅、聆听或查看有关纪录或其部分，或
   • 提供有关纪录或其部分的摘要
   资料会尽量以原来的形式提供。纪录内若有些资料不可以披露，其余部分通常仍可公开。

1. 本守则不会强制部门：
   • 提供该部门没拥有的资料
   • 编制从来没有存在的纪录
   • 应要求提供已公布的资料(不论是免费或付费后才提供)，或
   • 提供可透过收费服务获得的资料。
   在这些情况下，会尽量向申请人指出适当的资料来源处。

1. 不过，某部门若接获索取资料的书面要求，而资料是由另一部门所持有，则会代为转介，并通知申请人有关情况。

作出回应的预定时间

1. 在可能范围内，会在接获书面要求后的10日²内提供有关资料 。如情况不许可，亦会在接获要求的10日内给予申请人初步答覆，而作出回应的预定时间则会是接获要求起计的21日。
   ²"日"一词在本守则内是指"历日"。

1. 如要求不获接纳，则会在上文第1.16段所述的时限内通知申请人。

1. 只有在特殊情况下方可延至超过21日后才作出回应，但应向申请人解释有关情况，而再延长的期限通常不得超过30日。

1. 为配合第1.20-1.23段所述有关索取第三者资料的程序，或如申请人未有按照第1.24段所述支付所征收的费用，这些预定时间在有需要时可予延长。

第三者资料

程序及时间表

1. 如索取的资料是为第三者持有或由第三者提供，并从第三者明 确知道或获得暗示不会进一步披露，而有关公务员认为，为了公 众利益或须披露这些资料，则有关人员会告知该第三者，请他表示同 意或就反对披露这些资料作出陈述，并会要求他在30日内作出回应 ，或应要求给予他一段较长而合理的时间以作出回应。
2. 经该第三者同意后便可披露有关资料。
3. 假如该第三者就反对披露作出陈述，或未有在规定时间内作出回应，有关人员会以披露资料的公众利益超过可能造成的伤害或损害为理由， 决定应否披露资料，并会通知该第三者有关的决定。
4. 如决定有关资料应予披露，便会通知该第三者，表示会在通知日期起计的30日后披露这些资料。

收费

1. 处理索取资料的要求需要使用资源，因此各部门可能会按照提供所需资料的成本，向使用这项服务的人士收取费用，而有关资料会在所需的费用缴清后才发放。

   影印服务的标准收费

   政策局/部门提供所索取资料的成本包括复印所需文件的费用。现时，影印服务的标准收费为每页A4$1.5和每页A3$1.6。

   除法例另有规定，或经财经事务及库务局局长批准外，这项收费一概适用于各局及部门。

   修订日期：二○二三年十一月二十四日

覆检

1. 任何人如认为某部门未有遵行守则的规定，可要求该部门覆检有关情况。 上文第1.16至1.19段所载作出回应的预定时间，也适用于各项覆检的要求。

1. 任何人如认为某部门未有适当执行守则的规定，亦可向申诉专员投诉。申诉专员的地址如下：

   香港干诺道中168-200号
   信德中心招商局大厦30楼

   电话号码 ：(852) 2629 0555
   传真号码 ：(852) 2882 8149